Optimaler Schutz von Dokumenten

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Besonders im betrieblichen Bereich muss dem Schutz von Dokumenten eine hohe Priorität eingeräumt werden. Natürlich spielt dieser Umstand auch im privaten Umgang mit Dokumenten eine große Rolle, weil zum Beispiel Reisedokumente sicher verwahrt werden müssen.

Im Zeitalter der Digitalisierung muss diesem Aspekt aber noch mehr Rechenschaft zugerechnet werden. Man darf nicht vergessen, dass vor allem von Amts wegen des Staates immer stärker versucht, den Schriftverkehr mit seinen Kunden in digitaler Form abzuwickeln.

Das lässt sich anhand vieler Beispiele bereits heute feststellen. Wenn Sie beispielsweise Ihr Kind für den Kindergarten anmelden, dann wird dieser Prozess in digitaler Form durchgeführt.

Sie bekommen zum Beispiel als Nachweise für den Anmeldeprozess keine Print-Kopie ausgehändigt, sondern lediglich eine Verständigung per E-Mail als Bestätigung für die Anmeldung des Kindes im Kindergarten.

Man versucht damit, den Schutz der Dokumente des Kunden zu verbessern. Natürlich geht es aber in erster Linie um eine verbesserte Effizienz des administrativen Prozesses.

Digitale Aufbewahrung versus die Vorteile einer Print-Kopie

Nur mit einer digitalen Aufbewahrung lässt sich auch der Datenabruf besser bewerkstelligen. Wenn Sie zum Beispiel Auskünfte zu dem Anmeldeprozess haben möchten, dann dürfte dies nur unter im Rahmen eines digitalen Anmeldeprozesses leicht erfolgen können.

Geschieht ein solcher digitaler Ablageprozess nicht, dann könnte es nicht so effizient sein, weil zum Beispiel alte Akten händisch aus dem Keller geholt werden müssten. Diesem Trend ist aber noch nicht alles unterworfen.

Besonders heikle Dokumente aus Papier oder Karton brauchen nämlich einen besonderen Schutz. Man hält sich diese Dokumente gerne in einer Print-Kopie auf, damit sie auch sicher im Bestand ist. Dazu zählen beispielsweise Bescheide oder andere wichtige amtliche Dokumente.

Einfaches Verfahren zur Sicherstellung der Lesbarkeit von wichtigen Dokumenten

Damit diese Dokumente nicht durch Risse, Flecken oder Knicke am Seitenrand zerstört werden, können Sie mit einem Laminator geschützt werden. Das Laminieren ist ein Vorgang, bei dem das Papier mit einer schützenden Folie überzogen wird. Man braucht dazu das Laminiergerät sowie eine spezielle Laminierfolie.

Es sichert eine dauerhafte Veredelung bzw. Versiegelung zu und schützt damit jedes Dokument vor Gebrauchsspuren. Damit bleiben sensible Dokumente auch noch nach Jahren leserlich. Natürlich darf man die Vorteile der Digitalisierung nicht außer Acht lassen, denn die E-Akte bietet ebenso viele Vorteile.


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