Digitalisierung und Künstliche Intelligenz (KI) spielen in vielen Branchen eine zunehmende Rolle. Sie stehen in dem Ruf, Unternehmensprozesse zu beschleunigen und Ressourcen zu schonen. Auch im Projektmanagement machen sich diese Tendenzen bemerkbar.
Immer mehr Firmen vertrauen auf moderne digitale Lösungen bei der Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen, um einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen. Was ist bei der Einführung einer Projektmanagement-Software zu berücksichtigen?
Was versteht man unter digitalem Projektmanagement?
Im Grunde unterscheiden sich analoge und digitale Projektmanagement-Methoden nicht allzu sehr. Beide Verfahren haben das Ziel, ein Projekt in den vier Phasen Planung, Umsetzung, Steuerung und Controlling erfolgreich zu realisieren, um den Umsatz zu steigern oder neue Geschäftsfelder zu erobern.
Der wesentliche Unterschied der modernen zur klassischen Arbeitswelt drückt sich durch den Umstand aus, dass viele Arbeitsprozesse outgesourct werden oder die Teammitglieder im Home-Office arbeiten. Sie finden sich nicht in unmittelbarer Nähe zusammen, wodurch die Kooperation und die Kommunikation gestört werden. Eine Projektmanagement-Software vernetzt die Mitarbeiter eines Projektes und ermöglicht einen Austausch in Echtzeit von ganz verschiedenen Standorten aus.
Welcher fortschrittliche Nutzen geht mit einer Projektmanagement-Software einher?
Je komplexer ein Projekt gestaltet ist, desto mehr Besonderheiten und Ausnahmen treten auf. Bei analog gemanagten Projekten bedarf es bei jeder Änderung eines Meetings und des Austauschs von Dokumenten, um die Teammitglieder auf dem Laufenden zu halten.
Moderne Kommunikationstechnologien vereinfachen ein Projekt entscheidend. Mithilfe einer Software werden die Mitglieder sofort über Modifikationen informiert. Für das Management hat dies den Vorteil, dass sie Entscheidungen rascher treffen und Arbeitsprozesse effizienter gestalten können.
Welche Funktionen erfüllt eine Projektmanagement-Software?
Jede Software lässt sich individuell auf die Anforderungen, die das Projektmanagement mit sich bringt, anpassen. Damit die Teammitglieder ihre Kreativität und Stärken voll ausschöpfen können, muss die Software die nachfolgenden Funktionen ausfüllen.
Zuweisung von Verantwortlichkeiten
Dabei steht eine klare Aufgabenstruktur im Mittelpunkt. Die Software greift der Projektleitung unter die Arme, um den verschiedenen Aufgabenbereichen die geeigneten Mitarbeiter zuzuweisen. Außerdem erleichtert sie es, die Wechselbeziehungen der Aufgaben zu identifizieren und setzt Fristen, in denen die diversen Teilabschnitte abzuschließen sind.
Bündelung aller relevanten Projektinformationen
Die Software entspricht einem modernen Ablagesystem, in dem alle relevanten Informationen an einem Ort zusammengefasst sind. Die einzelnen Teammitglieder haben, abhängig von ihrem jeweiligen Status, jederzeit Zugriff. Sie bekommen in Echtzeit Zugang zu allen Fakten, Fortschritten und Änderungen in der Aufgabenstellung und sind über die jeweiligen Arbeitsbereiche der anderen Teammitglieder jederzeit informiert.
Verbesserung der Teamkommunikation
In der modernen Arbeitswelt steht ein Projektteam zunehmend unter Druck, mit weniger Ressourcen schnellere und bessere Ergebnisse zu erzielen. Um diese Herkulesarbeit zu bewerkstelligen, ist eine reibungslose und effektive Kommunikation untereinander notwendig. Dabei ist es mehr als hinderlich, verschiedene Kommunikationswege wie Rundschreiben oder E-Mails sowie die dazugehörigen Informationen, Mitteilungen und Feedbacks zusammenzusuchen.
Eine moderne Projektmanagement-Software sammelt alle Daten, bündelt die Kommunikation an einem Ort und verknüpft sie mit den verschiedenen Aufgaben. Dabei sollte die Software die folgenden Dienste bereitstellen:
- Umfangreicher Kommentarbereich, in dem diverse Tools, die die Kommunikation erleichtern, integriert sind.
- Zugriff über mobile Endgeräte.
- Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf alle relevanten Informationen.
Einzelne Teilbereiche zusammenführen
Ein klassisches Projektmanagement wird dezentral geführt. Den Teammitgliedern fehlt eine einheitliche Informationsquelle über Planung, Aufgaben, Dateien und Kommunikation. Dadurch sind die Arbeitsprozesse nicht verknüpft, wodurch viele Vorgänge doppelt ausgeführt werden.
Eine Software führt alle Aufgabenbereiche zusammen, wodurch sich alle Teammitglieder immer auf dem neuesten Stand befinden. Damit dies gelingt, muss die Software folgende Aufgaben bewältigen:
- Unlimitierte Speicherkapazitäten
- Integration schon genutzter Tools
- Projektteilnehmer haben auf alle Daten Zugriff
- Bereitstellung standardisierter Arbeitsabläufe
- Einfache Suche und Verknüpfung von verschiedenen Arbeitsprozessen
- Integration des gesamten Ressourcenmanagements
Fazit – Vorzüge und Nachteile einer Projektmanagement-Software
Eine Projektmanagement-Software ermöglicht eine zentrale Projektorganisation. Durch transparente Aufgabenstellungen wird ein ergebnisorientiertes Arbeiten forciert. Es besteht jederzeit ein Überblick über den jeweiligen Stand des Projekts. Das betreffende Unternehmen spart Arbeitszeit, die Unternehmensziele werden schneller erreicht und die Kundenzufriedenheit steigt.
Demgegenüber fallen zwei Nachteile ins Gewicht. Zum einen muss die Software von den Mitarbeitern akzeptiert werden, was besonders bei älteren Beschäftigten nicht immer der Fall ist. Zudem bleibt zu bedenken, dass bei komplexen Projekten eine gewisse Zeit der Einarbeitung einkalkuliert werden muss.