Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die grundsätzliche Pflicht, im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausstellen zu können. Für viele Betriebe in Nürtingen und den umliegenden Landkreisen ist die erste Übergangsphase jedoch noch nicht abgelaufen: Sie endet am 31. Dezember 2026. Wer die Zeit bis dahin nicht für die Umstellung nutzt, riskiert ab 2027 erhebliche organisatorische und steuerliche Probleme. Fachleute weisen darauf hin, dass insbesondere kleine und mittlere Unternehmen den Aufwand für die Umstellung häufig unterschätzen – ein Hinweis, den auch ein erfahrener Steuerberater in Nürtingen regelmäßig bestätigt.
Was die E-Rechnungspflicht konkret bedeutet
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist nicht einfach ein PDF-Dokument, das per E-Mail verschickt wird. Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. In der Praxis sind in Deutschland vor allem die Formate XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1 in den entsprechenden Profilen) verbreitet. Reine Bilddateien oder klassische PDF-Rechnungen erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung nach Ablauf der Übergangsphasen grundsätzlich nicht mehr.
Bereits seit Anfang 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das gilt unabhängig von der Größe und auch für Kleinunternehmer. Für die Ausstellung gelten gestaffelte Übergangsfristen, die Unternehmen je nach Umsatz unterschiedlich viel Zeit lassen.
Die Übergangsfristen im Überblick
Für die Praxis sind drei Zeitpunkte besonders wichtig:
- Bis 31.12.2026: Papierrechnungen dürfen weiterhin ohne Zustimmung ausgestellt werden. Sonstige elektronische Rechnungen (z. B. PDF) sind nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
- Bis 31.12.2027: Diese Erleichterung gilt verlängert für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr von bis zu 800.000 Euro.
- Ab 01.01.2028: Die E-Rechnung im strukturierten Format ist im B2B-Bereich verpflichtend.
Wer Geschäftspartner mit höherem Umsatz hat, sollte sich darauf einstellen, dass diese bereits ab 2027 ausschließlich strukturierte E-Rechnungen versenden können. Dann reicht es nicht mehr, Rechnungen nur empfangen zu können – die internen Prozesse müssen auch in der Buchhaltung anschlussfähig sein.
Typische Stolperfallen in kleinen und mittleren Betrieben
In der ersten Praxisphase zeigt sich, dass die Umstellung selten an der Technik allein scheitert. Häufige Schwachstellen sind unklare Zuständigkeiten, fehlende Schnittstellen zwischen Warenwirtschaft und Buchhaltungssoftware sowie eine unvollständige Stammdatenpflege bei Kunden und Lieferanten. Auch der Posteingang spielt eine Rolle: Eingehende E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden, wofür ein einfaches E-Mail-Postfach in der Regel nicht ausreicht.
Ein weiterer Punkt betrifft den Vorsteuerabzug. Wird nach Ablauf der jeweiligen Übergangsfrist eine Rechnung nicht im vorgeschriebenen Format ausgestellt, obwohl eine E-Rechnungspflicht besteht, kann der Vorsteuerabzug beim Empfänger gefährdet sein. Das wiegt für Unternehmen schwer, deren Margen ohnehin unter Druck stehen.
Was Unternehmen in der Region jetzt tun sollten
Die verbleibende Zeit bis Ende 2026 lässt sich strukturiert nutzen. Sinnvoll ist ein Vorgehen in vier Schritten: erstens eine Bestandsaufnahme der eingesetzten Software und der vorhandenen Rechnungsprozesse, zweitens die Auswahl eines geeigneten Formats und einer revisionssicheren Archivlösung, drittens die Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie viertens ein Testlauf mit ausgewählten Geschäftspartnern. Wer DATEV oder eine vergleichbare Lösung nutzt, kann auf bestehende Module zurückgreifen, muss aber die internen Abläufe daran anpassen.
Für viele Betriebe in Nürtingen und im Landkreis Esslingen empfiehlt es sich, die Umstellung nicht erst Mitte 2026 anzugehen. Erfahrungsgemäß staut sich der Beratungs- und Umsetzungsbedarf gegen Ende einer Übergangsphase. Eine frühzeitige Abstimmung mit der eigenen Steuerkanzlei schafft Planungssicherheit und vermeidet kurzfristigen Aktionismus zum Jahreswechsel 2026/2027.
Fazit
Die E-Rechnung ist mehr als eine technische Formalie. Sie verändert Buchhaltungsprozesse, Archivpflichten und die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen nachhaltig. Für Betriebe in Nürtingen und Umgebung bietet die laufende Übergangsphase die Chance, Strukturen geordnet anzupassen, statt unter Zeitdruck reagieren zu müssen. Wer Buchhaltung, IT und steuerliche Beratung jetzt zusammenbringt, geht mit klaren Abläufen in das neue Regelwerk.